Slette- og opbevaringspolitik
1. Formål
Formålet med denne politik er at begrænse opbevaringen af personoplysninger og fortroligt indhold i MailDrixa samt sikre, at oplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt og lovligt behov for dem.
2. Opbevaringsperioder
| Oplysningstype | Normal opbevaring |
|---|---|
| Sikre beskeder | Højst 12 måneder |
| Vedhæftninger til sikre beskeder | Højst 12 måneder |
| Sikre svar og samtalehistorik | Højst 12 måneder |
| SMS-engangskoder | Opbevares kun så længe de er nødvendige for verifikation og deres tekniske udløb. |
| Sikkerheds- og auditlogs | Som udgangspunkt højst 12 måneder |
| Konto- og kundeoplysninger | Under det aktive kundeforhold og derefter kun så længe oplysningerne er nødvendige til lovlige administrative, dokumentationsmæssige eller retslige formål. |
| Regnskabs- og faktureringsoplysninger | Opbevares efter de til enhver tid gældende lovkrav om regnskabsmateriale. |
3. Kundevalgte kortere perioder
Hvor MailDrixa tilbyder mulighed for en kortere opbevaringsperiode, kan kunden vælge denne. En kortere dokumenteret kundeinstruks har forrang for MailDrixas normale maksimumsperiode, hvor dette teknisk og retligt kan gennemføres.
4. Ophør af kundeforhold
Ved ophør af en MailDrixa-kundeaftale slettes de personoplysninger, som MailDrixa behandler på kundens vegne, som udgangspunkt senest 30 dage efter kundeforholdets ophør.
Inden sletningen kan kunden, hvor relevant og teknisk muligt, anmode om lovlig tilbagelevering af sine oplysninger.
Hvis EU-ret eller national ret kræver fortsat opbevaring af bestemte oplysninger, begrænses den fortsatte behandling til det nødvendige formål.
5. Backup
Backup anvendes til drifts- og gendannelsesformål og må ikke anvendes som et permanent arkiv for oplysninger, der efter denne politik skal slettes.
Oplysninger, som er slettet fra det aktive produktionsmiljø, kan i en begrænset periode fortsat forekomme i eksisterende sikkerhedskopier, indtil disse overskrives eller udløber efter MailDrixas backup-livscyklus.
Ved en eventuel gendannelse fra backup skal gældende slettekrav genanvendes på de gendannede data.
6. Sletning
Når en opbevaringsperiode udløber, skal oplysningerne fjernes fra det aktive produktionsmiljø på en måde, der er passende i forhold til oplysningernes karakter og den anvendte teknologi.
Sletning omfatter relevante tilknyttede data, herunder vedhæftninger og andre oplysninger, der ikke længere har et selvstændigt lovligt opbevaringsformål.
7. Undtagelser
En planlagt sletning kan i særlige tilfælde udsættes, hvis fortsat opbevaring er nødvendig på grund af lovkrav, myndighedskrav, etablering, håndhævelse eller forsvar af retskrav eller en anden dokumenteret lovlig forpligtelse.
8. Dataminimering
MailDrixa arbejder efter princippet om dataminimering. Der skal kun behandles de personoplysninger, som er relevante og nødvendige for at levere den konkrete funktion og opfylde gældende forpligtelser.
9. Ansvar
JVA Gruppen ApS er ansvarlig for at vedligeholde MailDrixas interne sletteprocedurer og kontrollere, at de fastlagte slettefrister understøttes af de tekniske systemer.
10. Ændringer
Politikken gennemgås ved væsentlige ændringer i MailDrixas system, leverandører eller behandlingsaktiviteter og opdateres efter behov.
11. Kontakt
JVA Gruppen ApS / MailDrixa
CVR-nr. 35643141
Rådhusstræde 15
1466 København K
Danmark
E-mail:
info@maildrixa.dk