Privatlivspolitik
1. Dataansvarlig
MailDrixa leveres af:
JVA Gruppen ApS
CVR-nr. 35643141
Rådhusstræde 15
1466 København K
Danmark
E-mail: info@maildrixa.dk
JVA Gruppen ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi selv behandler om vores kunder, brugere og besøgende, eksempelvis konto-, kontakt-, abonnements- og administrationsoplysninger.
2. MailDrixa som databehandler
Når en kunde anvender MailDrixa til at sende, modtage eller opbevare fortrolige beskeder på vegne af sin virksomhed eller organisation, vil kunden som udgangspunkt være dataansvarlig for indholdet.
JVA Gruppen ApS behandler i disse tilfælde oplysningerne på kundens vegne som databehandler og i henhold til den indgåede databehandleraftale og kundens dokumenterede instrukser.
3. Hvilke oplysninger behandler vi?
Afhængigt af brugen af MailDrixa kan vi behandle blandt andet:
- navn og kontaktoplysninger
- e-mailadresse og telefonnummer
- virksomheds- og kontooplysninger
- oplysninger om brugerens MailDrixa-konto
- sikre beskeder og sikre svar
- vedhæftede filer
- oplysninger nødvendige for SMS-verifikation
- tekniske oplysninger, sikkerhedslogs og auditoplysninger
- oplysninger om tidspunkt og status for afsendelse og adgang
- fakturerings- og betalingsrelaterede oplysninger, hvor relevant
Indholdet af sikre beskeder bestemmes af MailDrixas kunder. Det kan derfor i visse tilfælde indeholde fortrolige oplysninger eller særlige kategorier af personoplysninger.
4. Formål med behandlingen
Vi behandler oplysninger for at:
- levere og administrere MailDrixa
- oprette og administrere brugerkonti
- muliggøre sikker elektronisk kommunikation
- verificere modtagere ved hjælp af SMS
- levere sikre svar og samtalehistorik
- beskytte tjenesten mod misbrug og uautoriseret adgang
- føre nødvendige sikkerheds- og auditlogs
- yde support og administrere kundeforholdet
- overholde gældende retlige forpligtelser
5. Behandlingsgrundlag
Når JVA Gruppen ApS er dataansvarlig, sker behandlingen afhængigt af situationen blandt andet for at opfylde en aftale, overholde en retlig forpligtelse eller forfølge legitime interesser såsom drift, sikkerhed, support og forebyggelse af misbrug.
Når MailDrixa fungerer som databehandler, fastlægges behandlingsgrundlaget af den kunde, der er dataansvarlig.
6. Sikker kommunikation
MailDrixa er udviklet til kommunikation, hvor indholdet ikke bør sendes direkte i en almindelig notifikationsmail.
Den fortrolige besked opbevares i MailDrixas sikre beskedmiljø. Modtageren modtager en notifikation med adgang til den sikre portal og verificeres ved hjælp af en SMS-kode.
Beskedindhold og vedhæftninger lagres krypteret på serveren. MailDrixa anvender desuden adgangskontrol, sikkerhedslogs og andre tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
7. Underdatabehandlere
JVA Gruppen ApS anvender underdatabehandlere og tekniske leverandører, hvor det er nødvendigt for at levere MailDrixa.
De centrale leverandører omfatter:
- Virtual Systems LLC – serverinfrastruktur for MailDrixas produktionsmiljø i Amsterdam, Nederlandene.
- Scaleway – Transactional Email til levering af system- og sikkerhedsnotifikationer.
- GatewayAPI.eu – levering af SMS til verifikation og engangskoder.
En ajourført underdatabehandlerliste kan offentliggøres særskilt og indgår som en del af MailDrixas databeskyttelsesdokumentation.
8. Placering af data
MailDrixas produktionsmiljø for sikre beskeder og vedhæftninger er placeret i Amsterdam, Nederlandene.
MailDrixa tilstræber at anvende europæisk infrastruktur til de centrale dele af tjenesten. Eventuelle overførsler uden for EU/EØS skal ske på et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.
9. Opbevaring og sletning
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt til det formål, de behandles til.
MailDrixas vedtagne opbevaringspolitik er blandt andet:
- sikre beskeder: højst 12 måneder
- vedhæftninger: højst 12 måneder
- sikre svar og samtalehistorik: højst 12 måneder
- SMS-engangskoder: kun så længe de er nødvendige for verifikation og udløb
- sikkerheds- og auditlogs: som udgangspunkt højst 12 måneder
Konto- og kundeoplysninger kan opbevares under kundeforholdet og derefter så længe, det er nødvendigt for dokumentation, retskrav eller andre lovlige formål.
Regnskabsmateriale opbevares i den periode, som følger af gældende bogføringsregler.
10. Cookies og lokal lagring
MailDrixa kan anvende teknisk nødvendige cookies eller lokal lagring for at levere funktioner såsom login, sessionsstyring, sikkerhed og lagring af brugerens valg.
Teknisk nødvendige funktioner anvendes for at få tjenesten til at fungere og beskytte den. Hvis MailDrixa senere indfører ikke-nødvendige analyse- eller marketingteknologier, vil disse blive håndteret efter de gældende regler om information og samtykke.
11. Dine rettigheder
Når JVA Gruppen ApS er dataansvarlig, kan du efter databeskyttelsesreglerne og afhængigt af omstændighederne have ret til:
- indsigt i dine personoplysninger
- berigtigelse af urigtige oplysninger
- sletning af oplysninger
- begrænsning af behandlingen
- at gøre indsigelse mod visse behandlinger
- dataportabilitet, hvor betingelserne er opfyldt
- at trække et eventuelt samtykke tilbage
Hvis din henvendelse vedrører oplysninger, som en MailDrixa-kunde behandler som dataansvarlig, bør du som udgangspunkt kontakte den pågældende virksomhed eller organisation. MailDrixa bistår den dataansvarlige i det omfang, databehandlerrollen kræver det.
12. Sikkerhedsbrud
JVA Gruppen ApS har procedurer for håndtering af mistænkte eller konstaterede brud på persondatasikkerheden.
Når MailDrixa fungerer som databehandler, orienteres den relevante dataansvarlige uden unødig forsinkelse i overensstemmelse med databehandleraftalen og gældende databeskyttelsesregler.
13. Klage
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os på info@maildrixa.dk.
Du har også mulighed for at indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark
www.datatilsynet.dk
14. Ændringer
Denne privatlivspolitik kan blive opdateret, når MailDrixas tjenester, leverandører, sikkerhedsforanstaltninger eller retlige forpligtelser ændrer sig.
Den til enhver tid gældende version offentliggøres på MailDrixas hjemmeside.
15. Kontakt
Spørgsmål om privatliv, databeskyttelse eller behandling af personoplysninger kan sendes til:
JVA Gruppen ApS / MailDrixa
info@maildrixa.dk